PDF- und Markdown-Wissensdateien sorgfältig hochladen

Bereiten Sie eine kleine, geprüfte Dateiauswahl vor

Legen Sie vor dem Hochladen von Wissen fest, welche Kundenfragen der Assistent beantworten soll, und wählen Sie nur die dafür notwendigen Dokumente aus. Der Wissenseditor von Resonoon unterstützt PDF- und Markdown-Dateien. Beschränken Sie diese Anleitung auf diese Formate. Gehen Sie nicht davon aus, dass sich ein Word-Dokument, eine Tabelle, eine Webseite oder ein Archiv auf dieselbe Weise hinzufügen lässt.

Prüfen Sie jede infrage kommende Datei vor der Auswahl. Bestätigen Sie, dass sie für die Kommunikation mit Kunden freigegeben, aktuell, lesbar und für die Aufgabe des Assistenten relevant ist. Achten Sie auf abgelaufene Richtlinien, Entwurfskennzeichnungen, ausschließlich interne Hinweise, doppelte Versionen und Anhänge mit eigenen Einschränkungen. Die für diesen Editor dokumentierte wirksame Größenbegrenzung beträgt 50 MiB pro Datei. Ist eine Datei größer, erstellen Sie eine zulässige, freigegebene Fassung, statt sensible Inhalte ohne Zustimmung des Verantwortlichen aufzuteilen oder zu komprimieren.

Verwenden Sie aussagekräftige Dateinamen, die aktuelle Quellen von alten Kopien unterscheiden. Dateinamen helfen bei der Prüfung, ersetzen aber das Lesen der Inhalte nicht. Nennen zwei PDF-Dateien unterschiedliche Rückgabefristen, klären Sie mit dem Verantwortlichen, welche Richtlinie maßgeblich ist, bevor Sie eine davon als verbindliche Antwortquelle hinzufügen.

Laden Sie Dateien hoch und prüfen Sie die angezeigte Liste

Öffnen Sie die Wissenskonfiguration des vorhandenen Assistenten im angemeldeten Editor und fügen Sie die vorbereitete PDF- oder Markdown-Datei über die sichtbaren Bedienelemente hinzu. Folgen Sie den in Ihrem Editor angezeigten Funktionen. Ihre Beschriftungen können je nach Oberflächensprache oder Produktversion abweichen. Prüfen Sie nach dem Hochladen die Dateiliste und bestätigen Sie, dass die erwarteten Dokumente erscheinen. Die Liste ermöglicht eine praktische Kontrolle der vorgesehenen Auswahl. Sie beweist weder die Richtigkeit jeder Aussage noch eine korrekte Antwort des Assistenten.

Ist ein Dokument veraltet, entfernen Sie es über die sichtbare Funktion des Editors und prüfen Sie, ob die Liste die Änderung widerspiegelt. Klären Sie vorher, ob eine andere freigegebene Quelle dieselben Kundenfragen abdeckt. Das Entfernen ohne Ersatz kann eine Beleglücke schaffen, während ein beibehaltenes Duplikat einen Widerspruch erhalten kann. Stellen Sie den Quellenbestand bewusst zusammen.

Vergleichen Sie nach der Auswahl die angezeigten Namen mit Ihrem Verzeichnis, statt sich auf Ihr Gedächtnis zu verlassen. Ähnliche Dateinamen können eine alte Fassung verbergen. Entspricht die Liste nicht dem vorgesehenen Bestand, korrigieren Sie sie vor dem Test, damit spätere Antworten nicht der falschen Richtlinienversion zugeschrieben werden.

Vergleichen Sie nach der Auswahl die angezeigten Namen mit dem Verzeichnis, statt sich nur auf Ihre Erinnerung zu verlassen. Ähnliche Dateinamen lassen eine alte Fassung leicht übersehen, insbesondere wenn mehrere Richtlinien denselben Titel tragen. Entspricht die Liste nicht dem vorgesehenen Bestand, unterbrechen Sie den Ablauf und korrigieren Sie sie vor dem Test. Diese einfache Prüfung verringert das Risiko, eine spätere Antwort der falschen Richtlinienversion zuzuschreiben.

Gehen Sie nicht davon aus, dass eine hinzugefügte Datei sofort alle laufenden Gespräche aktualisiert. Testen Sie nach einer wesentlichen Änderung Fragen, die vom Dokument abhängen, und prüfen Sie sichtbare Statusmeldungen oder Fehler. Ist das Ergebnis unklar, orientieren Sie sich an den tatsächlich angezeigten Bedienelementen und Rückmeldungen. Halten Sie das angezeigte Ergebnis fest und verwenden Sie die verfügbaren Quellenfunktionen. Bleibt der Fehler unklar, teilen Sie seinen Wortlaut dem Quellenverantwortlichen mit.

Prüfen Sie den Inhalt und nicht nur den Upload

Stellen Sie auf der Testseite des Assistenten eine Frage, die die neue Datei direkt beantwortet, eine anders formulierte Variante und eine Frage, die sie nicht beantwortet. Notieren Sie vor dem Test die erwartete Tatsache oder Abbruchbedingung. Prüfen Sie, ob die Antwort wichtige Bedingungen wie Daten, Anspruchsvoraussetzungen, Ausschlüsse und örtliche Beschränkungen beibehält. Ein Satz kann in der Datei stehen und Kunden dennoch irreführen, wenn seine Bedingung fehlt.

Fehlt eine Antwort, bestätigen Sie, dass das ausgewählte Dokument die richtige Fassung ist und die benötigte Einzelheit enthält. Widerspricht die Antwort einer anderen Quelle, unterbrechen Sie den Ablauf und lassen Sie den Richtlinienverantwortlichen den Konflikt klären. Geht die Antwort über die Aussage des Dokuments hinaus, präzisieren Sie das Rollenverhalten und testen Sie dieselbe Eingabe erneut. Dateiliste und Testantwort liefern unterschiedliche Belege: Die Liste bestätigt die Auswahl, die Antwort prüft die Kommunikation gegenüber Kunden.

Führen Sie ein separates Verzeichnis mit Quellenverantwortlichen und Prüfanlässen. Ändern sich Richtlinien, Preise oder Leistungen, ermitteln Sie alle möglicherweise betroffenen Dateien, entfernen Sie überholte Inhalte und wiederholen Sie die zugehörigen Fragen. Verlassen Sie sich bei der Bestimmung der maßgeblichen Kopie weder auf Ihr Gedächtnis noch auf einen Dateinamen.

Beschreiben Sie unterstützte Formate genau

Der Upload-Ablauf umfasst PDF- und Markdown-Dateien. Für Google Docs gibt es einen separaten Ablauf über Google Drive Picker. Die Auswahl eines verbundenen Kontos allein importiert keine Dokumente. Wissensanbindungen für Notion, Confluence und OneDrive sind derzeit nicht verfügbar. Bitten Sie den Verantwortlichen solcher Inhalte um eine geprüfte PDF- oder Markdown-Kopie und vereinbaren Sie die Pflege künftiger Fassungen.

Das KI-Chatbot-Widget von Resonoon erläutert den Einsatz des Assistenten auf einer Website. Verlässliches Wissen beginnt mit freigegebenen Dateien, einer bewussten Auswahl, sichtbarer Überprüfung und Tests anhand der tatsächlichen Inhalte. Das Hochladen ist ein Schritt dieses Prozesses und ersetzt weder Quellenverantwortung noch Prüfung.